Учимся контролировать сотрудников без негатива
Если поиграть в ассоциации, как в детстве, то можно заметить, что у многих работодателей и работников слово контроль ассоциируется со словом наказание. Это не удивительно, и вовсе не случайно. Но все же, почему контроль над сотрудниками приводит к появлению негативных эмоций?
Давайте отметим некоторые ситуации, когда сотрудники негативно относятся к контролю. Самое распространенное, когда работодатель контролируя сотрудников ищет самых крайних, то есть виноватых. Такое часто случается в любой компании. Когда работодатель или старший сотрудник замечает ошибку, и не проводит анализ и причину ее возникновения, а сразу находит виноватых и применяет какое-либо наказание.
Часто происходит так, что работодатель начинает контролировать сотрудников когда у него плохое настроение, и под раздачу попадают не виновные люди, не понимающие причину возмущений со стороны начальства. Незапланированный контроль всегда напрягает человека, и отбивает желание работать. Так, многие начальники предпочитают контролировать сотрудников когда у них есть свободное время. Такой контроль всегда неприятен и вызывает у работников ненависть к начальству.
У работодателей есть еще один любимый способ контроля, который наводит наивысшее напряжение среди всех сотрудников компании. Это контроль результатов. Если работник не успел выполнить все задания или проект в выделенные ему сроки, а начальство об этом узнало, проведя незапланированный контроль результатов, то с ним будут наедине разговаривать и выяснять причину. Часто случается, что проверка результатов проводится когда работникам осталось пару часов до полного завершения поставленных задач. Согласитесь, это крайне неприятная ситуация.
Если начальство контролирует работников без какой-либо системы, то это вызывает негативное отношение у всех. Когда организацией контроля занимаются и находят правильный подход к работникам, это помогает компании получить необходимые результаты и достигнуть поставленных целей. Самый правильный контроль не должен быть наказанием, а наоборот, отвечать на вопрос всех работников — в том ли направлении мы движемся, и получится ли у нас получить желаемые результаты?
Часто, работодатели не видят самых простых выходов из ситуации, только потому, что они не сразу заметны. Давайте рассмотрим способ контроля, который будет приносить результаты.
Для начала работодатель или старший сотрудник должен определить стандарты для все работников компании. Это означает, что контроль должен быть тщательно распланирован. Перед тем как придумать задачу, следует понять по каким критерия она буде выполнена наиболее успешно. Когда руководитель не делает этого, работники воспринимают все его замечания как придирки. Процесс контроля становится намного проще только если руководство или старший сотрудник знают каким должен быть конечный результат.
Наиболее продуктивная работа сотрудников возможна когда они осведомлены обо всех требованиях работодателя, и имеют представления о необходимом результате, который должен быть по окончании выполнения задачи. Такой подход стимулирует работников.
Работодатель должен разработать наиболее подходящий для компании график контроля сотрудников. Чтобы следовать ему, можно создать систему различных напоминаний. К примеру, в компьютерном календаре прописать все напоминания для работников, которые будут автоматически выскакивать на середину экрана. Туда можно внести информацию о времени и сроках сдачи обязательных отчетов. Руководители тоже могут пользоваться такой системой, которая еще им поможет проводить необходимый анализ. На каждом совещании в компании нужно обсуждать то, что еще необходимо сделать, отталкиваясь от уже существующих результатов.
Когда разработаны и обговорены все инструменты для сбора информации, то можно ввести доступную форму для отчетов. Часто контроль становится невозможном когда не придумана постоянная форма отчетности, или она сложна в использовании. Человеку который анализирует отчеты может быть сложно, если формы иногда или постоянно повторяются. Ему приходится тратить на это много времени и энергии. Впоследствии такая работа становится невыносимой. А если контроль будет выполняться автоматически, то на него не нужно будет тратить уйму рабочего времени.
Не достаточно просто организовать контроль, его еще нужно провести. На это не всегда обращают должное внимание. Можно сделать эффективный план действий, расставить все показатели, но не осуществлять никакого контроля, что весомо снизит показатели эффективности сотрудников и лишит их необходимой мотивации для выполнения задач. Из этого следует, что все сотрудники рано или поздно перестанут обращать внимание на необходимые результаты и на показатели контроля качества их работы.
Ведь самым важным ориентиром обычно являются результаты проделанного контроля. Так как каждый работник должен знать его результаты после проверки, и четко понимать что из этого следует. К примеру, в марте компания заключила 25% договоров с покупателями, а в апреле 87%. Согласитесь, результаты заставят задуматься каждого сотрудника, даже того, который только устроился работать в компанию.
Не столь важно, чтобы результаты контроля были негативными. Хотя многих сотрудников международных компаний чаще ругают за невыполненную работу, чем хвалят за переработку. Такое отношение является еще одной весомой причиной того, что работники с негативом относятся к любым проверкам их деятельности.
Если работодатель взялся за контроль сотрудников, то ему необходимы определенные знания, большое количество внимания ко всем работникам, и наличие небольшого опыта. Ведь контролировать людей достаточно сложно даже самым опытным специалистам.